La réunion est un outil de communication très utilisé dans les entreprises. Elle permet de favoriser la circulation de l’information, de régler des problèmes en groupe, de prendre des décisions. Il est donc primordial d’en maîtriser les rouages afin d’en tirer tous les bénéfices escomptés.

INTRODUCTION

A quoi servent les réunions : échanger pour créer des richesses
Les différents types de réunion: réunion de créativité (brainstorming), réunion de service, réunion d’information, les rites collectifs, etc.
Les rôles de chacun dans la réunion: le décideur (président de séance), le régulateur (animateur), le secrétaire de séance, le présentateur (chargé de faire un apport sur un sujet donné), le participant.

PREPARER LA REUNION

Définir le thème, l’objectif, la durée, le plan
Déterminer la liste des participants, le lieu, l’heure
Adresser les convocations
Préparer tous les aspects logistiques

ANIMER LA REUNION

Bien démarrer
Faciliter : la progression du travail, les interactions entre personnes, la participation de chacun, …
Contrôler : l’équilibre du temps de parole entre animateur/participants, le respect du timing, rappeler régulièrement les objectifs de la réunion, ...
Recentrer : en cas de hors sujet, en cas de digression prolongée du groupe ou d’un individu
Traiter les imprévus : incidents de réunion, objections

CONCLURE LA REUNION ET EN ASSURER LE SUIVI

Conclure la réunion en rappelant les points clés, éventuellement en planifiant la prochaine réunion
Assurer le suivi de la réunion : rédaction du compte-rendu, planification des actions éventuelles, respect de la mise en application effective des décisions prises

LE KIT DE L'ANIMATION DE REUNION

Check lists : durée des réunions, organisation de la salle, supports visuels,
Outils de structuration : outils papiers, outils électroniques
Scénarios de réunions

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